Hier können/sollten am Anfang einige grundsätzliche Einstellungen für das DormBook gemacht werden:

A:
Diese Funktion definiert, ob eine Reservation auf verschiedenen Stationen geöffnet werden darf. Stationen sind DormBook-Benutzer.

B:
Für die Schaltfläche oben rechts im Dialogfenster Reservation bearbeiten muss zwischen zwei Funktionen ausgewählt werden:

- «OK» speichert und schliesst das Dialogfenster
- «Speichern» speichert die Änderungen. Das Dialogfenster bleibt offen.

(1) Sollen im Dialogfenster Reservation bearbeiten die Details zum einzelnen Gast/pro Bett angezeigt werden oder nicht? Der Bereich ist in der Abbildung unten rot markiert und mit C und D bezeichnet.

(2)
Soll das Geburtstagdatum der einzelnen Gäste angezeigt werden oder nicht? Der Bereich ist in der Abbildung unten rot markiert und mit D bezeichnet.

(3) Verstecken der Schaltfläche mit den erweiterten Zahlungsoptionen (Kreditkarten)
(4) fixe Zahlungsart für Kreditkartenbelastungen (via Stripe)

E: Dies betrifft die Warnung, wenn Sie mit der Funktion «Zimmer optimieren» in der Reservationsübersicht Betten resp. Zimmer in eine andere Zimmerkategorie verschieben.
Wichtig: Die Preise werden beim Verschieben in eine andere Zimmerkategorie nicht automatisch angepasst.

F: Der Farbwechsel in der Ansicht «Ankunft» kann zeitlich verschoben werden bis 12 Stunden früher oder später. Normaleinstellung ist Farbwechsel bei Mitternacht.

G: Versenden von DormOnline-E-Mails (Kontext-Menü). Damit können Reservationsbestätigungen, wie sie bei DormOnline-Buchungen gesendet werden, manuell aus DormBook versandt werden. Bei Aktivierung der Funktion erscheinen in DormBook über das Kontext-Menü automatisch sechs Varianten (neu, geändert, gelöscht in D + E).

H: Hier kann ausgewählt werden, welche E-Mail aus den Buchungsblättern bei der Funktion «Check-out + E-Mail» in DormBook (Kontext-Menü) versendet werden soll:

I, J, K: Diese Bedingungen gelten nur für DormBook und nicht für die Online-Schnittstellen.

L und N: Wenn diese Bedingungen definiert sind, muss der DormBook-Benutzer bei jeder Reservation den Buchungskanal resp. den Agent manuell eingeben.
Ansonsten wird der Agent vom System automatisch gesetzt und der Buchungskanal wird gemäss den Einstellungen von M gespeichert. Selbstverständlich können beide Felder (Buchungskanal und Agent) in beiden Fällen jederzeit manuell vom DormBook-Benutzer geändert werden.

O: Häufig werden die Zusatzleistungen pro Person, pro Nacht oder sogar pro Person/Nacht berechnet. Wird bei einer bestehenden Reservation die Dauer und/oder die Anzahl Personen verändert, werden die Zusatzleistungen nicht automatisch nachgerechnet. Wählen Sie die Funktion O, werden bei jedem Speichern die Zusatzleistungen überprüft und der Benutzer wird auf eine allfällige Diskrepanz aufmerksam gemacht.

P: Wenn diese Bedingung definiert ist, muss der DormBook-Benutzer bei jeder Reservation die Zahlungsart manuell eingeben.
Ansonsten wird die Zahlungsart gemäss den Einstellungen von Q gespeichert. Selbstverständlich kann der DormBook-Benutzer jederzeit die Zahlungsart ändern.

(1), (2), (3), (4), (5), (6): Diese Bedingungen gelten nur fürs DormBook.

Die speziellen Gästefelder für die mit dem Passleser gescanneten Zusatzfelder, können angegeben werden.
Für einige Felder (Geschlecht und Dokumenttyp) speichert DormBook der vom Scanner gelesene Wert. Fall eine Interpretation gewünscht ist, kann diese in der Tabelle eingegeben werden (siehe Beispiel oben).

V: Da es etwas mühsam ist, einen «No show»-Status manuell wieder rückgängig zu machen, können Sie hier eine Warnung einbauen.

W: Soll das System den Statuswechsel zu «Check-in» nur zulassen, wenn die Reservation vollständig bezahlt ist?

Es stehen vier Login-Levels zur Verfügung: Anonym, Eingeschränkt, Angestellter, Direktor.
Mit den neun Einstellungen (X) kann festgelegt werden, welcher Login-Level welche Rechte hat. Wählen Sie jeweils das niedrigste Level aus, welches dieses Recht haben soll. Die höheren Levels haben das Recht dann automatisch auch. Wenn unter automatisches Abmelden «Nie» ausgewählt wird, wird das Level, welches das Recht hat, Kreditkarteninformationen zu sehen, trotzdem automatisch nach 15 Minuten abgemeldet.
Um die einzelnen Benutzer zu erstellen, gehen Sie zu «DormBook-Benutzer».