Die Hostelleitung kann für jeden Mitarbeiter einen eigenen DormBook-Benutzer einrichten. Somit kann nachvollzogen werden, wer welche Änderungen gemacht hat. Zudem können den verschiedenen Benutzern verschiedene Rechte gegeben werden.
Die Benutzer werden unter «OnlineAdministration – Hostel – Optionen – DormBook Benutzer» definiert:

 
Um einen neuen Benutzer einzurichten, klicken Sie auf «Neuer Eintrag». Um einen bestehenden Benutzer zu verändern, klicken Sie auf den Bleistift. Um einen Benutzer inaktiv zu setzen (löschen), klicken Sie auf das rote Kreuz.

Mit dem Filter oben an der Seite wählen Sie, welche Benutzer Sie gerade ansehen möchten: aktive oder inaktive.

Wird dem Benutzer unter "Benutzergruppe Admin" eine Berechtigung zugeteilt, kann mit diesem Login auch die Online-Administration verwendet werden. Für ein Login über die Website muss das Passwort mindesten 9 Zeichen lang sein, Gross- und Kleinbuchstagen sowie Ziffern enthalten.
 
Das Passwort eines Benutzers kann beim Aufstarten von DormBook geändert werden. Dazu vorerst das in der Online-Administration erhaltene Passwort eingeben, im unteren Bereich «Passwort ändern» wählen und zweimal das neue Passwort eingeben:

 
Die Benutzergruppe definiert das Level der Rechte. Welche Benutzergruppe welche Rechte hat, wird durch die Hostelleitung in den «DormBook-Einstellungen» definiert.